Googleフォームの回答を見落とす仕組み
Googleフォームは、アンケート、申込、問い合わせ窓口として手軽に使えるのが利点です。ただ、そのまま使うと回答が届いても気づけません。初期状態では、回答はフォームの中に静かに溜まっていくだけで、こちらから見に行かないかぎり通知は届かないためです。
見落としが起きる典型的な流れは決まっています。フォームを作った直後は毎日確認するので問題ありません。しかし回答が来ない日が続くと、確認の頻度が落ちます。そして確認しなくなったころに回答が届き、気づくのは数日後、というパターンです。
もう一つの落とし穴が、フォームが増えたときです。問い合わせ用、申込用、アンケート用と用途ごとにフォームを分けるのは自然な運用ですが、確認する場所がそのぶん増えます。3つあれば3か所を見て回る必要があり、どれか1つを見忘れることが必ず起きます。
まずやる：回答が届いたら通知が来るようにする
最初に設定すべきは、回答が届いたときのメール通知です。Googleフォームには、新しい回答があったときにメールで知らせる設定が用意されています。フォームの編集画面から「回答」のタブを開き、メニューの中にある通知に関する項目を有効にしてください。
この設定を入れると、回答が届くたびにメールが届きます。確認しに行く運用から、届いたら気づく運用に変わるだけで、見落としの大半は防げます。
設定項目の名称や配置は、Googleのアップデートによって変わることがあります。見つからない場合は、回答タブ内のメニュー（三点アイコン）から通知に関する項目を探してください。
回答をスプレッドシートに集める
通知を設定したら、次は回答の保存先です。Googleフォームは回答をスプレッドシートに出力できます。回答タブから連携先のスプレッドシートを作成すると、以降の回答が自動で行として追加されていきます。
スプレッドシートに出す利点は3つあります。
- 一覧で見渡せる — フォームの回答画面より、行として並んだほうが全体を把握しやすくなります
- 並べ替えと絞り込みができる — 日付順、種別ごとなど、必要な切り口で見られます
- 列を足せる — 次に説明する対応状況の管理ができるようになります
「対応したかどうか」を記録する列を作る
ここが、見落とし対策としてもっとも効く部分です。届いたことに気づけても、対応が終わったかどうかを記録していないと、結局あとから分からなくなります。
連携したスプレッドシートの右端に、次の3列を足してください。
| 列名 | 入れる内容 |
|---|---|
| 対応状況 | 未対応／対応中／完了 の3つから選ぶ |
| 対応日 | 返信した日、または処理を終えた日 |
| メモ | 返信内容の要点、保留している理由など |
対応状況の列にはプルダウン（データの入力規則）を設定し、入力ゆれが起きないようにしておくと、あとで絞り込みが効きます。さらに条件付き書式で「未対応」の行に色を付けておくと、開いた瞬間に残っている案件が分かります。
回答が来るたびにこの列を埋める、という運用さえ守れば、フォーム1つの管理はこれで完成します。
通知メールが埋もれないようにする
通知を有効にすると、今度は通知メールが他のメールに埋もれる問題が出てきます。Gmailを使っているなら、フィルタとラベルで対処できます。
- フォームの通知メールに共通して含まれる文字列（フォーム名など）を確認する
- その条件でフィルタを作成し、専用のラベルを付ける
- ラベルを付けたメールを受信トレイに残す設定にする（自動アーカイブはしない）
フォームごとにラベルを分けておくと、どのフォームに回答が来たかが件名を読まなくても分かります。ラベルに色を付けておけば、さらに判別が早くなります。
フォームが増えると、この方法は破綻する
ここまでの方法は、フォームが1つか2つのうちは十分に機能します。ただし数が増えると、次の問題が出てきます。
確認する場所が分散する
フォームごとにスプレッドシートが1つずつできるため、5つのフォームがあれば5つのシートを開いて回ることになります。「未対応が今いくつ残っているか」を知るために、毎回5か所を確認する必要があります。
対応状況の付け方が揃わなくなる
シートを作った時期によって列の並びや表記が変わり、同じ「完了」でも書き方が違う、という状態になります。こうなると横断的な把握は事実上できません。
通知メールの量が増えて麻痺する
フォームが増えるほど通知メールも増え、ラベルで分けていても数が多いと1件ずつ処理する気力が続かなくなります。結果として、通知はあるのに見ていない、という最初の状態に戻ります。
この段階に達したら、フォームごとに管理する発想をやめて、複数フォームの回答を1か所に集めて見る方法に切り替える必要があります。
複数フォームをまとめて確認する
複数のフォームの回答を1画面に集約し、対応状況をまとめて管理するために作ったのが、RakuYadeの返事きたでです。
複数のGoogleフォームに届いた問い合わせを一括で確認でき、内容の確認と対応状況の管理を同じ画面で行えます。フォームごとにスプレッドシートを開いて回る必要がなくなるため、未対応がどれだけ残っているかを一目で把握できます。Googleログインを使い、連携は読み取り専用の範囲で行います。
扱うデータの範囲や連携の詳細は紹介ページにまとめてあるので、利用前に確認してください。
まとめ
Googleフォームの回答を見落とすのは、初期状態では通知が届かないうえに、対応したかどうかを記録する場所がないためです。
まず通知を有効にして、届いたときに気づける状態を作る。次に回答をスプレッドシートに集め、対応状況・対応日・メモの3列を足して、処理済みかどうかを残す。この2つだけで、フォーム1つの運用はほぼ安定します。
フォームが3つ、4つと増えてきたら、個別管理では追いつかなくなります。そのときは確認場所を1か所にまとめる方法へ切り替えてください。